Elektronische Kommunikation

Die Stadt Baunatal bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Gesetzliche Grundlage für die elektronische Kommunikation ist § 3a Hessisches Verwaltungsverfahrens-gesetz (HVwVfG) in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Hessisches E-Government-Gesetz (HEGovG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger einen Zugang eröffnet hat. In bestimmten Anwendungsfällen bestehen spezialgesetzliche Regelungen zur Eröffnung der elektronischen Kommunikation, die dem HVwVfG vorgehen.

Die Stadt Baunatal hat diesen Zugang unter nachfolgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation von nicht formgebundenen (formlosen) Schreiben eröffnet.

E‐Mail-Nachrichten, die den Absender nicht eindeutig erkennen lassen, können nicht beantwortet werden. Geben Sie deshalb bitte bei der elektronischen Kontaktaufnahme immer Ihre Postanschrift und Telefonnummer an.

Sie erreichen alle Einrichtungen über die auf dieser Website jeweils genannten E-Mail-Adressen. Wenn Sie bereits mit einem Amt in direktem Kontakt stehen, können Sie Ihnen bekannte E-Mail-Adressen dieses Amtes weiterverwenden.

Wenn Sie uns elektronisch kontaktieren, gehen wir davon aus, dass wir Ihnen auch auf diesem Wege antworten dürfen, soweit Vorschriften (z. B. förmliche Zustellung) dem nicht entgegen-stehen. Bitte beachten Sie, dass wegen der generellen Unsicherheit im Bereich der E-Mail-Kommunikation eine Übermittlung nicht gewährleistet werden kann.

Technisch bedingt werden E-Mails nicht verschlüsselt. Bitte beachten Sie dies bei der Übermittlung personenbezogener Angaben. Es kann daher nicht sichergestellt werden, dass die E-Mails auf dem Transportweg zur Stadt Baunatal nicht von Dritten mitgelesen werden können. Innerhalb des Netzwerkes der Stadtverwaltung Baunatal befinden sich Ihre E-Mails in gesicherten Systemen, auf die nur autorisierte Personen zugreifen können.

Die Stadt Baunatal hat für die rechtskonforme und sichere elektronische Kommunikation mit Gerichten und anderen Behörden ein besonderes elektronisches Behördenpostfach eröffnet.

Das besondere elektronische Behördenpostfach basiert auf der sogenannten EGVP-Infrastruktur. Pro Nachricht sind maximal 1000 Anhänge möglich; die Gesamtgröße darf 200 MB nicht überschreiten.

Bitte beachten Sie, dass eine Kommunikation zwischen dem besonderen elektronischen Behördenpostfach und regulären E-Mail-Adressen nicht möglich ist.

Möchten Sie E‐Mail-Nachrichten mit Dateianhängen an die Stadt Baunatal senden, so verwenden Sie bitte bevorzugt das PDF-Dateiformat (*.pdf). Die Stadt Baunatal kann leider nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen und nimmt Dateien nur in folgenden Formaten entgegen:

• Portable Document Format (*.pdf)
• Word für Windows (*.docx)
• Excel für Windows (*.xlsx)
• PowerPoint für Windows (*.pptx)
• Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
• Tag Image File Format (*.tif)
• Portable Network Graphic (*.png)

MS Office Dokumente veralteter Versionen (*.doc, *.xls, *.ppt) werden nicht mehr angenommen. Weil E-Mails mit komprimierten Dateianhängen vermehrt gefährliche Schad-software beinhalten, nimmt die Stadt Baunatal aus Sicherheitsgründen auch keine E-Mails mit Zip-Dateianhängen an. Der städtische Mailserver blockiert diese Nachrichten automatisch.

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Dateien in nicht lesbaren Dateiformaten werden an die Absenderstelle zurückgeschickt bzw. nicht entgegengenommen. Dokumente dürfen keinen Passwortschutz haben, da diese sonst nicht ausreichend geprüft werden können.

Die Gesamtgröße einer E-Mail inklusive Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von 30 Megabyte (MB) beschränkt.

Die Stadt Baunatal verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Wenn Sie Probleme bei der Übermittlung von E-Mails an die Stadt Baunatal haben, können Sie uns das hier mitteilen.